Bài nổi bật
Muốn nhận được feedback chất lượng từ client thì phải làm gì?
Trong ngành sáng tạo, có nhiều lý do tạo ra tâm lý e ngại khi phải đón nhận Feedback lên sản phẩm của mình tạo ra. Dễ thấy nhất là bởi cái tôi và lòng tự trọng dễ bị tổn thương khiến chúng ta luôn tránh né việc phải nhận Feedback.
Trong cuốn “Thanks For The Feedback: The Science and Art of Receiving Feedback Well” của 2 tác giả: Douglas Stone & Sheila Heen mô tả ba nhóm lý do chính kích hoạt quá trình ngừng tiếp thu Feedback là:
- Truth Trigger – Xuất phát từ nội dung của feedback: Phản hồi sai, không công bằng hoặc vô ích.
- Relationship Trigger – Từ người đưa ra feedback: Bạn là ai mà dám đưa ra phản hồi này?
- Identity Trigger – Từ chính chúng ta: Ta cảm thấy bị đe dọa/tổn thương vì phản hồi.
Tuy nhiên cách tốt nhất để cải thiện hay bất cứ thứ gì xung quanh mình đó là tìm kiếm được những phản hồi chất lượng. Phản hồi chất lượng không chỉ tìm ra lỗi, nó bao hàm cả khía cạnh tích cực lẫn tiêu cực của một thứ. Nhìn chung, nó rất quan trọng trong việc cải thiện chất lượng công việc của chúng ta.
Nhưng tìm được chúng lại không dễ dàng như vậy, quá trình feedback có thể trở thành một trải nghiệm đau thương giữa hai bên: cho và nhận. Nó xảy ra khi cả hai thiếu sự đồng cảm, quy trình không rõ ràng hoặc cái tôi quá lớn cản đường. Nó thường nghiêm trọng hơn cho người đón nhận, vì niềm tin sáng tạo không dễ dàng có được.
Dưới đây là một vài tips bạn có thể sử dụng để có thể nhận được những phản hồi chất lượng cho công việc.
Luôn bắt đầu bằng mục tiêu
Hãy luôn bắt đầu với mục tiêu dự án, ngay cả khi đây là lần feedback thứ 2 – 3. Mục tiêu dự án thường là mục đích cần phải đạt được như phải truyền tải được những key message (thông điệp chính) nào, đối tượng sử dụng, môi trường sử dụng,…
Việc nhắc lại mục tiêu ở đầu những phiên feedback sẽ giúp những người tham gia không bị đi lệch hướng theo cảm tính. Đặc biệt là khi những quan điểm bất đồng xuất hiện, mục tiêu sẽ ngăn cản những tranh cãi đi quá xa dễ dẫn tới những luận điểm không hữu ích hay sa đà vào công kích cá nhân.
Tập trung vào vấn đề
Nêu rõ những vấn đề bạn đang cần phải giải quyết để đạt được mục tiêu dự án. Khi đó, việc thảo luận các giải pháp sẽ trở nên khách quan hơn.
Vì khi tập trung vào vấn đề ta sẽ sẵn sàng để tiếp nhận phản hồi giúp giải quyết chúng, thay vì cố gắng bảo vệ những giải pháp do mình nghĩ ra. Và người cho phản hồi cũng sẽ tránh bị sở tính cá nhân dẫn dắt, nội dung cũng mang tính đóng góp hơn rất nhiều.
Giới hạn lựa chọn và loại feedback sẽ nhận
Đừng làm quá tải người cho feedback với quá nhiều sự lựa chọn hoặc giải pháp. Hãy tập trung cho chất lượng thay vì số lượng, và với việc gửi quá nhiều như vậy cũng khiến chúng ta dễ bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp khi không có sự sàng lọc chuyên môn trước khi gửi sản phẩm.
Thông thường, số lượng an toàn cho lựa chọn là 3 options, và giải pháp vấn đề là 2. Bên cạnh đó, việc xác định kỳ vọng loại feedback sẽ nhận cũng rất quan trọng. Nó giúp cả hai tập trung đúng khía cạnh và tiết kiệm công sức cũng như thời gian cho cả hai.
Giải pháp đi kèm với dữ liệu và ưu/nhược điểm của chúng
Hãy cho người khác thấy lý do ban đầu của giải pháp mà bạn có. Những lý do này có thể đến từ nhiều nơi: kinh nghiệm cá nhân, nghiên cứu người dùng, tham khảo đối thủ,… bao gồm cả định tính và định lượng.
Càng nhiều dữ liệu để củng cố, quan điểm của bạn sẽ càng mạnh mẽ. Đồng thời đi kèm với ưu và nhược điểm của từng giải pháp sẽ giúp chúng ta dễ dàng hơn trong việc đưa ra quyết định chọn lựa thứ gì sẽ phù hợp nhất cho dự án.
Làm rõ bằng những câu hỏi cụ thể và tại sao
Thông thường, người đưa ra phản hồi sẽ không có đủ hiểu biết về việc viết content hay thiết kế để nói được chính xác vấn đề họ cảm thấy ở đâu. Sau mỗi feedback, bên cạnh việc debrief lại để bảo đảm chúng ta đang hiểu đúng điều họ nói, cũng cần phải đặt thêm những câu hỏi được lọc về những khía cạnh chuyên môn để giúp người nghe gọi tên được vấn đề.
Sau đó, khi người đánh giá phản hồi quan điểm của họ, hãy khai thác thêm thông tin bằng cách hỏi tại sao, và nếu cần hãy tại sao thêm một lần nữa.
Những câu hỏi quan trọng không kém là “Còn điều gì anh cảm thấy chưa thật sự ưng ý ở bài viết?” hay “Làm thế nào để thiết kế này có thể tốt hơn” để tìm kiếm cơ hội cải tiến nhiều nhất cho sản phẩm.
Lựa chọn công cụ và cách trình bày phù hợp
Trình bày tất cả những thứ này dưới dạng câu chuyện sẽ tăng tính thuyết phục, rõ ràng và dễ đưa ra feedback phù hợp hơn.
Đặc biệt nếu chúng ta có thể sử dụng công cụ để mô tả được cách sản phẩm sẽ được sử dụng như thế nào sẽ giúp cho phản hồi hiệu quả hơn rất nhiều.
Trên hết, thái độ khi tiếp nhận feedback quan trọng hơn cả
Như đã nói ở đầu bài viết, có nhiều lý do khiến cho chúng ta cảm thấy khó chịu khi nhận feedback từ người khác. Đặc biệt khi đó là những feedback không tốt dễ khiến chúng ta bị tổn thương, ngay lập tức ta sẽ bật ngay cơ chế phòng thủ.
Ví dụ: “Anh thấy màu của thiết kế đơn điệu quá”
- Cơ chế phòng thủ: “Đây là cách phối màu đơn giản mà vẫn sang trọng đấy anh, em thấy đẹp mà.”
Bây giờ, tình hình có thể trở nên xấu đi và xu hướng cuộc hội thoại bắt đầu chuyển sang công kích cá nhân. Để thay đổi được điều này, hãy chọn chiến lược giải thích và kìm hãm cơ chế phòng thủ.
Ví dụ: “Anh thấy màu của thiết kế đơn điệu quá”
- Chiến lược giải thích: “Để đạt được tính đơn giản và sang trọng cho thương hiệu, em đã cố gắng hạn chế số lượng màu sử dụng xuống dưới 3. Anh có nghĩ là mình nên cho màu Cam này xuất hiện nhiều hơn không?”
Chiến lược giải thích là trung lập, tập trung vào mục đích và vấn đề của sản phẩm, đồng thời giúp cho cả người cho – nhận feedback cùng về một bên – bên đang tìm kiếm giải pháp.
Tổng hợp RGB, iDesign
Xem thêm:
