Làm thế nào để tổ chức một sự kiện họp báo thành công cho doanh nghiệp

Họp báo là sự kiện quan trọng giúp doanh nghiệp truyền tải các thông điệp của nhãn hàng hay định hướng truyền thông đến báo chí. Đây thường là sự kiện chỉ diễn ra một lần và có tính nhạy cảm cao, chính vì thế để tổ chức một buổi họp báo thành công cần có sự chuẩn bị tỉ mỉ và kỹ càng để giúp doanh nghiệp tạo được thiện cảm đối với báo giới.

Họp báo là một sự kiện kết nối truyền thông, nơi mà các phóng viên báo chí, phóng viên truyền hình, doanh nghiệp, các cơ quan nhà nước hoặc các cá nhân, tổ chức… cùng tham dự một buổi họp để đưa ra một thông báo thống nhất hay để truyền bá một thông tin đến với công chúng. Tổ chức một buổi họp báo cần phải thực hiện rất nhiều khâu chuẩn bị trước sự kiện, tuy vậy, về cơ bản, để tổ chức một sự kiện họp báo chuyên nghiệp, bạn cần lưu ý sau: 

1. Đảm bảo về mặt thông tin

Mục tiêu của họp báo là truyền thông tin của công ty đến báo chí, vì vậy thông tin chính là “nhân vật chính” của mỗi cuộc họp báo. Bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng phần thông tin được cung cấp tại buổi họp báo, chú trọng những thông tin có giá trị nhất, tránh những trường hợp thông tin sai lệch hoặc không rõ ràng, thiếu nhất quán.

Thông cáo báo chí (Press Release) cũng cần được chuẩn bị trước buổi họp báo ít nhất 1 tuần. Đây là văn bản truyền thông chứa các nội dung mà phía công ty mong muốn truyền tải hoặc giải đáp để làm rõ những vấn đề mà xã hội, khách hàng quan tâm, vì thế Thông cáo báo chí phải được viết một cách gọn gàng, súc tích dễ hiểu, tránh những từ dễ gây hiểu lầm hoặc khó hiểu. Một Thông cáo báo chí cần phải cung cấp các thông tin như: Họp báo diễn ra ở đâu? Khi nào? Nội dung họp báo là gì? Do đơn vị nào tổ chức… Lưu ý, những nội dung quan trọng cần được đưa lên đầu tiên.

Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý rằng một văn bản thông cáo báo chí cần phải có đầy đủ các thông tin như tên, số điện thoại của người phụ trách để phóng viên liên lạc khi cần. Trong ngày diễn ra chương trình, bạn cần in Thông cáo báo chí và gửi cho phóng viên trước khi bước vào phòng họp. Ngay sau khi kết thúc sự kiện, bạn cần nhanh chóng gửi ngay Thông cáo báo chí bản mềm kèm theo hình ảnh sự kiện/sản phẩm để phóng viên và các đơn vị báo đài có tư liệu đưa tin.

Cùng với Thông cáo báo chí, nếu họp báo cần có các tài liệu đi kèm cần phải được chuẩn bị thật khoa học, rõ ràng để nhà báo theo dõi được nội dung cuộc họp, tra cứu được các thông tin đến chủ đề họp báo, có thể bao gồm: kế hoạch họp báo, các nhân vật có bài phát biểu, hình ảnh, biểu đồ, bài phát biểu soạn trước của nhân vật chính.

2. Chuẩn bị địa điểm tổ chức họp báo

Bạn cần lên kế hoạch tìm kiếm và lựa chọn địa điểm họp báo ít nhất 1 tuần đến 10 ngày trước khi diễn ra sự kiện sao cho phù hợp với quy mô, tính chất của sự kiện nhưng vẫn đảm bảo ngân sách. Các trung tâm hội nghị, phòng họp của các khách sạn với trang bị kỹ thuật đầy đủ thường là sự lựa chọn hàng đầu, vì buổi họp báo cần đảm bảo đủ không gian, điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim, kỹ thuật thu thanh… để truyền tải đúng hình ảnh, màu sắc của nhãn hàng. 

Bên cạnh các yếu tố về kỹ thuật thì điều kiện về ánh sáng và cách bày trí, sắp xếp khu vực họp báo cho phù hợp với nội dung của sản phẩm hay tinh thần của nhãn hàng cũng là yếu tố quan trọng không kém để tạo nên sự thành công của buổi họp báo.

3. Lên danh sách và liên hệ khách mời (phóng viên) 

Hãy chủ động email, Fax cho các phóng viên, cơ quan báo chí từ trước đó ít nhất 5 – 7  ngày làm việc trước khi diễn ra sự kiện. Khi gửi thư mời, bạn nên sử dụng từ ngữ trang trọng, lịch thiệp và thật ngắn gọn, bao gồm: Chủ đề, địa điểm, thời gian, những nhân vật có mặt và tham gia trả lời phỏng vấn trong buổi họp báo.

Bạn cũng cần thường xuyên kiểm tra danh sách khách mời, xác nhận khách mời tham dự để tránh tình trạng gửi thiếu, gửi nhầm địa chỉ email,… và đừng quên gửi lời nhắc một cách thiện chí và kịp thời để các phóng viên, cơ quan báo chí không bỏ quên lời mời của bạn.

Ngoài ra, bạn nên chuẩn bị sẵn cả bản cứng và bản mềm danh sách khách mời tham dự để có thể dễ dàng kiểm soát cũng như tổng kết sau sự kiện. 

4. Trao đổi và thống nhất kịch bản

Trước buổi họp báo, bạn cần trao đổi về nội dung kịch bản với người chủ trì cuộc họp báo để hướng dẫn các nhân vật cách trả lời những câu hỏi khó khăn của báo giới hoặc khi họ trình bày bài phát biểu của mình. Phát ngôn của người chủ trì cuộc họp là cực kỳ quan trọng cho việc truyền tải thông điệp đến cơ quan ngôn luận, chính vì vậy đây cũng là công đoạn cần chuẩn bị kỹ càng để tránh gây ra tranh cãi hoặc những hiểu lầm không đáng có.

MC cũng giữ vai trò trọng yếu giúp dẫn dắt câu chuyện. MC trong buổi họp báo nên là người có thể làm giảm không khí căng thẳng của cuộc họp báo bằng nụ cười hoặc bằng những tác phong nhẹ nhàng, lịch sự. Mọi cử chỉ vui nhộn, hài hước không nên diễn ra trước mặt báo giới.

5.  Rehearsal/Diễn tập:

Họp báo là sự kiện quan trọng để bạn nâng cao hình ảnh công ty mình trong mắt báo giới, do đó bạn cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng trong tất cả mọi khâu. Rehearsal là khâu bắt buộc của sự kiện, đây chính là lúc bạn phát hiện và đưa ra phương án dự phòng cho những bất ổn có thể xảy ra trong mỗi buổi họp báo, chẳng hạn như hệ thống âm thanh hoạt động có tốt không, MC đọc có đúng nội dung không, ánh sáng có quá chói mắt người dự và phóng viên không, mọi thứ khi lên hình đã đạt yêu cầu chưa,….

6. Cân nhắc lựa chọn Agency 

Họp báo là sự kiện tưởng chừng như đơn giản nhưng cần phải chuẩn bị hết sức công phu, vì vậy với những công ty, doanh nghiệp không đủ nhân sự hoặc chưa có kinh nghiệm trong việc tổ chức Họp báo, bạn nên suy nghĩ đến phương án chọn Agency để tiết kiệm thời gian và ngân sách. 

Hải Yến Group hiện đang là agency cung cấp dịch vụ trọn gói bao gồm: Tổ chức họp báo doanh nghiệp; Setup không gian họp báo phù hợp; Trực tiếp mời phóng viên báo chí, truyền hình; Viết Thông cáo báo chí dựa theo thông tin khách hàng cung cấp để gửi phóng viên đi tin sự kiện; Cam kết số lượng phóng viên đến tham dự; Đảm bảo số lượng bài viết đưa tin, bài viết PR trên báo đài, trang tin điện tử, mạng xã hội theo cam kết; Xây dựng chương trình, kịch bản hoàn chỉnh theo thông điệp khách hàng mong muốn; Thông cáo báo chí được gửi đến tận tay phóng viên trước khi diễn ra sự kiện truyền thông; Viết bài PR đăng các báo booking; Phụ trách các hạng mục booking người nổi tiếng làm đại sứ thương hiệu như: diễn viên, người mẫu, ca sĩ, hot blogger,…

Trong năm 2022, Hải Yến Group đã thực hiện nhiều sự kiện lớn nhỏ như: khai trương TopZone cao cấp đầu tiên tại Hà Nội và TP.HCM, sự kiện An Khang công bố 500 cửa hàng trên toàn quốc, Mừng sinh nhật 5 năm của TopZone, sự kiện ra mắt iPhone 14 tại Việt Nam…

Hải Yến Group với nhiều năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực tổ chức sự kiện, tư vấn chiến lược, triển khai các hoạt động marketing 360, với thế mạnh về đội ngũ nhân sự trẻ, sáng tạo, nhiệt huyết, năng động được nhiều khách hàng tin tưởng lựa chọn. Chúng tôi tự hào là lựa chọn ưu tiên hàng đầu để đồng hành trong các cột mốc quan trọng trong quá trình phát triển của các doanh nghiệp hiện nay.

Để được tư vấn tổ chức họp báo và nhận báo giá với chiết khấu tốt, vui lòng liên hệ:

• Hotline: 0932 622 925 (Công ty Hải Yến)
• Mail: nhathung@haiyengroup.com hoặc phuonguyen@haiyengroup.com
• Website: www.haiyengroup.com